TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty viimeksi: 2.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

Materflow Oy
Ilmarisentie 13
15210 Lahti
Suomi

Y-tunnus: 2558696-8
Sähköposti: info@materflow.com

Materflow Oy (“Materflow”, “me”) vastaa tässä tietosuojaselosteessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Suhteestasi Materflow’hun riippuen voimme käsitellä seuraavanlaisia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite;
• yritys, organisaatio, tehtävänimike ja muut työelämään liittyvät yhteystiedot;
• tiedusteluihin, tarjouspyyntöihin, tilauksiin, projekteihin, toimituksiin ja asiakassuhteisiin liittyvät tiedot;
• sinun ja Materflow’n välinen viestintä;
• laskutukseen, maksuihin ja maksutapahtumiin liittyvät tiedot;
• asiakkaan toimittamiin tiedostoihin, tuotemalleihin, piirustuksiin tai muihin materiaaleihin sisältyvät tiedot;
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, lokitiedot ja evästetunnisteet;
• markkinointiasetukset ja suostumuksiin liittyvät tiedot;
• muut tiedot, jotka annat meille vapaaehtoisesti.

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

3. Mistä saamme henkilötietoja

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti suoraan sinulta, kun:

• otat meihin yhteyttä;
• pyydät tarjouksen;
• teet tilauksen;
• toimitat meille tiedostoja tai tuotetietoja;
• viestit kanssamme sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivuston lomakkeilla tai muiden kanavien kautta;
• käytät verkkosivustoamme;
• olet muuten yhteydessä Materflow’hun.

Voimme saada työelämään liittyviä yhteystietoja myös työnantajaltasi tai organisaatioltasi, julkisista yritystiedoista, julkisista rekistereistä tai muista lainmukaisista liiketoimintalähteistä.

Teknisiä tietoja voidaan kerätä automaattisesti käyttäessäsi verkkosivustoamme.

4. Miksi käsittelemme henkilötietoja

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• tiedusteluihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen;
• tarjousten laatiminen ja sopimusten tekeminen;
• tuotteiden ja palvelujen valmistaminen ja toimittaminen;
• asiakas- ja toimittajasuhteiden hoitaminen;
• asiakaspalvelun tarjoaminen;
• laskutus, kirjanpito ja maksujen hallinta;
• tilauksiin, projekteihin ja tuotantoon liittyvän dokumentaation ylläpito;
• palvelujemme, sisäisten prosessiemme ja verkkosivustomme kehittäminen;
• järjestelmiemme turvallisuuden ja asianmukaisen toiminnan ylläpitäminen;
• lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden noudattaminen;
• palveluihimme liittyvä viestintä lain sallimissa rajoissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu tilanteesta ja voi olla:

• sopimuksen täytäntöönpano tai pyynnöstäsi tehtävät toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä;
• lakisääteisen velvoitteen noudattaminen;
• Materflow’n oikeutettu etu liiketoimintansa harjoittamiseen, kehittämiseen ja suojaamiseen sekä asiakassuhteiden ylläpitämiseen;
• suostumuksesi silloin, kun suostumusta edellytetään.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme ennen käsittelyä asianomaisten henkilöiden edut ja oikeudet suhteessa käsittelyn tarkoitukseen.

5. Kenellä voi olla pääsy henkilötietoihin

Materflow’n henkilöstöllä on pääsy henkilötietoihin vain siinä laajuudessa kuin se on heidän työtehtäviensä kannalta tarpeellista.

Voimme käyttää myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tai tarjoavat toimintamme kannalta tarpeellisia palveluja. Näihin voivat kuulua esimerkiksi:

• verkkosivuston hosting- ja IT-infrastruktuuripalvelut;
• sähköposti- ja viestintäjärjestelmät;
• pilvitallennus- ja yhteistyötyökalut;
• asiakkuudenhallintajärjestelmät;
• kirjanpito- ja taloushallintopalvelut;
• tuotanto-, suunnittelu- ja liiketoimintaohjelmistot;
• kyberturvallisuus-, varmuuskopiointi- ja järjestelmänhallintapalvelut;
• analytiikka- ja verkkosivustopalvelut;
• liiketoiminnassa käytettävät tekoälyavusteiset ohjelmistot ja palvelut.

Emme myy henkilötietoja.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille tai muille tahoille, jos laki, oikeudenkäynti tai sitova viranomaispyyntö sitä edellyttää.

Kun kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja puolestamme, edellytämme asianmukaisia sopimus- ja tietoturvajärjestelyjä.

6. Henkilötietojen siirrot kansainvälisesti

Osa Materflow’n käyttämistä palveluntarjoajista voi käsitellä tai säilyttää henkilötietoja Suomen tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella.

Kun henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, käytämme sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia. Kohdemaasta ja palveluntarjoajasta riippuen näitä voivat olla:

• Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös;
• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet;
• muut lainsäädännön hyväksymät siirtomekanismit ja tarvittaessa täydentävät suojatoimet.

7. Asiakkaiden tiedostot ja tuotemallit

Asiakkaat voivat toimittaa Materflow’lle teknisiä tiedostoja, kuten 3D-malleja, CAD-tiedostoja, piirustuksia, teknisiä määrittelyjä, valokuvia ja muita valmistukseen liittyviä tietoja.

Nämä tiedostot ovat ensisijaisesti teknistä tuotantotietoa eivätkä tavallisesti sisällä henkilötietoja. Jos asiakkaan toimittamat tiedostot kuitenkin sisältävät henkilötietoja, niitä voidaan käsitellä siinä laajuudessa kuin se on tarpeen pyydetyn tarjouksen, valmistuspalvelun, teknisen arvioinnin tai asiakaspalvelun toteuttamiseksi.

Pääsy asiakkaiden tiedostoihin on rajattu henkilöstöön ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat niitä kyseisen tehtävän suorittamiseen.

Asiakkaiden tiedostoja ja tuotetietoja käsitellään luottamuksellisina liiketoimintatietoina sovellettavien sopimustemme ja toimintatapojemme mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden keräämisen tarkoituksen toteuttamiseksi tai kuin laki sitä edellyttää.

Säilytysajat riippuvat tiedon tyypistä ja asiakassuhteen tai muun suhteen luonteesta. Esimerkiksi:

• asiakas-, tilaus- ja projektitietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan sekä kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen;
• kirjanpitoon ja maksutapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään sovellettavan kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämät ajat;
• tiedusteluja ja viestintää voidaan säilyttää siinä laajuudessa kuin se on kohtuudella tarpeen asiakaspalvelua, dokumentointia ja liiketoiminnan jatkuvuutta varten;
• asiakkaiden tuotantotiedostoja voidaan säilyttää, jos se on tarpeen uusintatilausten, laadunvarmistuksen, jäljitettävyyden tai asiakaspalvelun vuoksi;
• teknisiä lokitietoja ja verkkosivustoon liittyviä tietoja säilytetään toiminnan, tietoturvan ja analytiikan tarpeiden mukaisesti;
• suostumukseen perustuvia tietoja voidaan käsitellä siihen saakka, kunnes suostumus peruutetaan, ellei käsittelylle ole muuta lainmukaista perustetta.

Tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan, anonymisoidaan tai hävitetään muulla turvallisella tavalla.

9. Tietoturva

Materflow käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, katoamiselta tai tuhoutumiselta.

Näitä toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi:

• käyttöoikeuksien hallinta ja käyttäjien tunnistautuminen;
• työtehtäviin perustuva käyttöoikeuksien rajaaminen;
• salaus ja suojatut tietoliikenneyhteydet soveltuvissa tilanteissa;
• varmuuskopiointi ja järjestelmien valvonta;
• tietoturvapäivitykset ja haavoittuvuuksien hallinta;
• palomuurit ja muut tietoturvajärjestelmät;
• palveluntarjoajia koskevat sopimukselliset salassapito- ja tietosuojavelvoitteet.

Minkään tietojärjestelmän täydellistä turvallisuutta ei voida taata, mutta pyrimme jatkuvasti ylläpitämään tietojen luonteeseen ja niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaista suojaustasoa.

10. Evästeet ja suostumusten hallinta

Verkkosivustomme voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita, jotka ovat tarpeen verkkosivuston toiminnan, turvallisuuden ja toiminnallisuuden kannalta.

Voimme käyttää myös valinnaisia evästeitä tai vastaavia teknologioita esimerkiksi analytiikkaan tai muihin ei-välttämättömiin toimintoihin.

Kun laki sitä edellyttää, ei-välttämättömiä evästeitä käytetään vasta sen jälkeen, kun olet antanut siihen suostumuksesi verkkosivuston suostumustenhallintajärjestelmän kautta.

Voit muuttaa evästeitä koskevia suostumuksiasi tai peruuttaa ne verkkosivuston evästeasetuksista.

Joitakin välttämättömiä evästeitä ei voida poistaa käytöstä, koska ne ovat tarpeen verkkosivuston asianmukaiselle toiminnalle.

11. Tietosuojaoikeutesi

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön ehtojen ja rajoitusten mukaisesti sinulla voi olla oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihisi;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;
• pyytää henkilötietojesi poistamista;
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä;
• saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen soveltuu;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa info@materflow.com.

Voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.

12. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Voit myös olla ensin suoraan yhteydessä Materflow’hun, jotta voimme selvittää ja korjata asian.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palvelumme, järjestelmämme, henkilötietojen käsittelytoimemme tai lainsäädännön vaatimukset muuttuvat.

Tietosuojaselosteen kulloinkin voimassa oleva versio julkaistaan verkkosivustollamme yhdessä viimeisimmän päivityspäivän kanssa.